УПД по ЭДО и другие тонкости цифровой бухгалтерии

Универсальный передаточный документ (УПД) используется для передачи между контрагентами информацию о смене права собственности на актив. По сути он объединяет счет –фактуру и документ с указанием реквизитов продавца и описания товара. Маркировка DataMatrix кодами добавит сюда Контрольные Идентификационные Знаки (КИЗ).

Если раньше предприниматели могли выбирать способ передачи сведений о товарах, то с 01.01.2022 сделать это можно будет исключительно через электронный документооборот (ЭДО). С нового года ЭДО УПД становится обязательным для внедрения маркировки. Операторы системы будут распознавать коды и автоматически направлять сведения о них в «Честный ЗНАК».

Чтобы организовать УПД по новым правилам, необходимо создать учетную запись в системе ERP, подключить ее к бухгалтерской программе предприятия, обзавестись оборудованием, которым наносится и считывается маркировка товаров. Сами по себе коды весят несколько килобайт. При оптовой торговле объем УПД может достигать десятков гигабайт. Передавать такие массивы информации неудобно. Законодательство допускает привязку к УПД только Кодов Идентификации Транспортных Упаковок SSCC (КИТУ). Метки по стандарту GS1-128, которые ссылаются на иерархические структуры базы данных КИЗов «Честного ЗНАКа». Сгенерированный УПД подтверждают Усиленной Квалифицированной Электронной подписью (УКЭП), после чего документ по ЭДО передают покупателю.

При приемке важно проверить соответствие маркировки, фактических характеристик товара из сопроводительных документов сведениям из «Честного ЗНАКа». Расхождения служат основанием для претензий со стороны органов Госнадзора. Право собственности переходит покупателю после проставления его электронной подписи ЭДО под актом приемки.

Схема работает при соблюдении следующих условий:

1. Контрагенты зарегистрированы в ГИС «Честный ЗНАК».

2. У всех участников сделки настроен электронный документооборот с подключением к «Честному ЗНАКу».

3. В подписываемом УПД указаны актуальные коды и сведения о товарах.

ВАЖНО! Изделия разных категорий необходимо делить на отдельные УПД!

УПД ЭДО маркировка неизбежно изменит процедуру обмена сведениями о смене владельца товара. Продавцам продукции, которую пока не нужно кодировать, стоит уже заняться вопросом интеграции электронного документооборота в ГИС «Честный ЗНАК». С 2024 года такой контроль станет обязательным для всех участников рынка продовольственных и потребительских товаров.